Organizzare un evento di successo richiede non solo creatività e pianificazione, ma anche risorse economiche e collaborazioni strategiche. Le sponsorizzazioni rappresentano uno degli strumenti più efficaci per ottenere supporto finanziario, visibilità e valore aggiunto per tutte le parti coinvolte. Tuttavia, affinché la partnership sia realmente vantaggiosa, è fondamentale definire ogni aspetto della collaborazione attraverso un accordo di sponsorizzazione chiaro, completo e ben strutturato. In questa guida scoprirai i passaggi essenziali per redigere un contratto che tuteli i tuoi interessi, garantisca trasparenza e favorisca una relazione duratura e proficua con i tuoi sponsor.
Come scrivere un accordo di sponsorizzazione per evento
Scrivere un accordo di sponsorizzazione per un evento richiede precisione, chiarezza e una comprensione approfondita delle esigenze sia dell’organizzatore che dello sponsor. Il primo passo è identificare le parti coinvolte, specificando con esattezza le ragioni sociali, gli indirizzi e le rappresentanze legali. Questo elemento iniziale evita ogni possibile ambiguità sulla titolarità dei diritti e sugli obblighi contrattuali.
Dopo aver chiarito le generalità, è fondamentale descrivere in maniera dettagliata la natura dell’evento: data, luogo, durata, finalità e pubblico di riferimento. Questo contesto aiuta lo sponsor a comprendere l’ambiente in cui il proprio brand verrà esposto e permette di calibrare le aspettative reciproche. È importante poi definire senza margini di dubbio cosa si intende per “sponsorizzazione”: se essa comporti un contributo economico, forniture di prodotti o servizi, oppure una combinazione di queste modalità.
La sezione centrale dell’accordo deve delineare con precisione i benefici che lo sponsor riceverà. Qui occorre dettagliare la visibilità garantita, come la presenza del logo su materiali promozionali, sito web, cartellonistica all’evento, eventuali menzioni nei comunicati stampa o nei canali social. Ogni forma di promozione va qualificata in termini di quantità, spazi, tempistiche e modalità, per evitare incomprensioni in seguito. Altrettanto importante è specificare se lo sponsor godrà di diritti esclusivi in una determinata categoria merceologica o se saranno coinvolti sponsor concorrenti.
Parallelamente, bisogna chiarire gli obblighi e le responsabilità dell’organizzatore, come la corretta esposizione dei materiali forniti dallo sponsor, la tempistica delle comunicazioni e la fornitura di report dettagliati sull’esecuzione delle attività promozionali. È utile inserire anche le tempistiche di consegna dei materiali, le modalità di approvazione delle creatività da parte dello sponsor e le procedure per l’eventuale rimozione o sostituzione dei contenuti.
Un elemento spesso sottovalutato, ma di grande importanza, riguarda la gestione dei diritti di immagine e l’utilizzo dei loghi e dei marchi. L’accordo deve specificare in che modo e su quali supporti sarà consentito l’uso dei segni distintivi dello sponsor, se sono previste limitazioni temporali o territoriali e come saranno gestite eventuali richieste di modifica o ritiro.
Le clausole economiche devono essere espresse con la massima chiarezza: importo del contributo, modalità e tempistiche di pagamento, eventuali penali in caso di ritardo e le conseguenze di una risoluzione anticipata dell’accordo. È prassi specificare se sono previsti rimborsi in caso di annullamento dell’evento per cause di forza maggiore o per inadempienze di una delle parti.
Infine, ogni accordo di sponsorizzazione dovrebbe prevedere una clausola di riservatezza per tutelare le informazioni sensibili e una disciplina sulle controversie, indicando la legge applicabile e il foro competente. Solo attraverso una stesura dettagliata, rigorosa e trasparente si può garantire un rapporto di fiducia tra organizzatore e sponsor e prevenire incomprensioni che potrebbero compromettere il successo dell’evento.
Fac simile accordo di sponsorizzazione per evento
ACCORDO DI SPONSORIZZAZIONE PER EVENTO
Tra
[Nome del Promotore], con sede legale in [Indirizzo], C.F./P.IVA [Numero], rappresentata da [Nome e Cognome], in qualità di [Ruolo], di seguito denominato “Promotore”;
e
[Nome dello Sponsor], con sede legale in [Indirizzo], C.F./P.IVA [Numero], rappresentata da [Nome e Cognome], in qualità di [Ruolo], di seguito denominato “Sponsor”;
Premesso che:
- Il Promotore organizza l’evento denominato “[Nome Evento]”, che si terrà in data [Data] presso [Luogo];
- Lo Sponsor intende sostenere l’Evento secondo i termini e le condizioni qui di seguito stabiliti;
Si conviene e si stipula quanto segue:
Art. 1 – Oggetto dell’Accordo
Lo Sponsor si impegna a sostenere l’Evento mediante la fornitura di [descrizione dei beni/servizi/finanziamenti offerti], secondo le modalità indicate all’articolo 2.Art. 2 – Modalità di Sponsorizzazione
Lo Sponsor si impegna a: - Versare la somma di euro [Importo] entro il [Data] sul conto corrente indicato dal Promotore;
oppure - Fornire i seguenti beni/servizi: [Descrizione dettagliata], entro e non oltre il [Data].
Art. 3 – Diritti dello Sponsor
Il Promotore si impegna a riconoscere allo Sponsor i seguenti benefici: - Inserimento del logo/nome dello Sponsor su tutti i materiali promozionali dell’Evento;
- Visibilità su [specificare: sito web, social media, banner, ecc.];
- Diritto di installare materiale promozionale in loco;
- [Altri benefici concordati].
Art. 4 – Durata
Il presente accordo ha validità dalla data di sottoscrizione fino al termine dell’Evento e delle relative attività di comunicazione.Art. 5 – Obblighi del Promotore
Il Promotore si impegna a realizzare l’Evento secondo quanto descritto e a garantire i benefici di cui all’art. 3.
In caso di annullamento dell’Evento, il Promotore si impegna a restituire allo Sponsor le somme eventualmente già corrisposte, salvo diverso accordo tra le parti.Art. 6 – Obblighi dello Sponsor
Lo Sponsor si impegna a rispettare i termini di pagamento/fornitura come da art. 2 e a fornire al Promotore tutto il materiale necessario (loghi, contenuti, ecc.) entro il [Data].Art. 7 – Risoluzione e Recesso
In caso di inadempimento degli obblighi contrattuali, la parte adempiente potrà risolvere il presente accordo previa comunicazione scritta.Art. 8 – Trattamento dei Dati Personali
Le Parti dichiarano di agire nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (GDPR).Art. 9 – Foro Competente
Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione ed esecuzione del presente accordo sarà competente in via esclusiva il Foro di [Città].Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ____
Per il Promotore Per lo Sponsor