Nel mondo del lavoro moderno, la protezione delle informazioni sensibili è diventata una priorità fondamentale per qualsiasi azienda o professionista. Quando si avvia una collaborazione con un lavoratore autonomo, spesso identificato dalla Partita IVA, è essenziale definire con chiarezza i limiti e le responsabilità legati alla gestione dei dati riservati. Un accordo di riservatezza ben strutturato non solo tutela il patrimonio informativo dell’azienda, ma contribuisce anche a creare un rapporto di fiducia tra le parti. In questa guida analizzeremo passo dopo passo come redigere un accordo di riservatezza efficace, specifico per i collaboratori con Partita IVA, evidenziando gli elementi indispensabili e fornendo consigli pratici per adattare il documento alle diverse esigenze professionali.
Come scrivere un accordo di riservatezza collaboratore con Partita IVA
Per redigere un accordo di riservatezza destinato a un collaboratore che opera con Partita IVA è fondamentale comprendere sia la funzione di questo documento sia il contesto normativo e pratico in cui viene utilizzato. L’accordo di riservatezza, noto anche come NDA (Non Disclosure Agreement), serve a tutelare informazioni sensibili, dati riservati, know-how, progetti, strategie e ogni elemento di valore che l’azienda o il professionista vuole proteggere nel corso della collaborazione.
Il primo passo consiste nell’identificare chiaramente le parti coinvolte: da un lato la società o il committente che detiene le informazioni da proteggere, dall’altro il collaboratore autonomo, specificando nome, cognome, indirizzo e la sua Partita IVA. È importante che il documento espliciti il ruolo del collaboratore, sottolineando che l’attività viene svolta in modo autonomo e non subordinato, conformemente alla normativa italiana.
Successivamente, occorre definire con precisione cosa si intende per “informazioni riservate”. Questo passaggio è cruciale perché delimita l’oggetto dell’accordo. Le informazioni riservate possono comprendere dati commerciali, tecnici, finanziari, progetti, software, documenti, strategie di marketing, elenchi clienti e fornitori, e ogni altro contenuto che il committente ritiene sensibile. È opportuno specificare anche cosa non viene considerato riservato, ad esempio le informazioni già di pubblico dominio o acquisite legalmente da terzi.
L’accordo deve poi stabilire le modalità con cui il collaboratore può utilizzare le informazioni: generalmente è vietata qualsiasi comunicazione a terzi e ogni utilizzo diverso da quello strettamente necessario per l’esecuzione dell’incarico. È utile aggiungere che il collaboratore si impegna a mettere in atto tutte le misure di sicurezza idonee a evitare la divulgazione accidentale o dolosa dei dati.
Un aspetto spesso trascurato, ma essenziale, riguarda la durata dell’obbligo di riservatezza. L’accordo deve specificare se l’obbligo si esaurisce al termine della collaborazione o se si prolunga per un periodo determinato (ad esempio uno, tre o cinque anni dopo la cessazione del rapporto). In alcuni casi, per particolari informazioni, può essere previsto un vincolo a tempo indeterminato.
Per garantire l’efficacia dell’accordo, è importante prevedere le conseguenze di un’eventuale violazione. Il documento può includere una clausola penale, specificando l’entità del risarcimento dovuto in caso di inadempienza, senza pregiudicare la possibilità di richiedere ulteriori danni. È fondamentale che il collaboratore sia consapevole delle responsabilità civili, amministrative e penali connesse a una divulgazione illecita.
Va considerato anche l’allineamento con la normativa vigente in materia di privacy e protezione dei dati personali, in particolare il GDPR, se l’attività comporta il trattamento di dati personali. In questo caso, può essere necessario integrare l’accordo con specifiche clausole relative agli obblighi di legge.
Infine, il documento deve prevedere la forma scritta e la sottoscrizione di entrambe le parti, indicando il foro competente per eventuali controversie, solitamente quello del committente. È consigliabile conservare copia dell’accordo e, se possibile, prevedere la possibilità di modificarlo o integrarlo solo con consenso scritto di entrambe le parti.
La chiarezza, la specificità e la completezza sono elementi chiave per redigere un accordo di riservatezza efficace e tutelante, in grado di instaurare un rapporto di fiducia e sicurezza tra committente e collaboratore con Partita IVA.
Fac simile accordo di riservatezza collaboratore con Partita IVA
ACCORDO DI RISERVATEZZA
Tra
La Società:
con sede legale in ____,
C.F./P.IVA ,
in persona del legale rappresentante pro tempore,
(di seguito "Società")
e
Il Collaboratore:
con sede/indirizzo in ____,
C.F./P.IVA ,
(di seguito "Collaboratore")
Premesso che:
- La Società intende avvalersi della collaborazione del Collaboratore per lo svolgimento di attività professionali;
- Durante l’esecuzione dell’incarico, il Collaboratore potrà venire a conoscenza di informazioni riservate e/o confidenziali;
si conviene quanto segue:
Articolo 1 – Oggetto
Il Collaboratore si impegna a non divulgare, comunicare o diffondere a terzi, in qualsiasi modo o forma, informazioni riservate e/o confidenziali di cui venga a conoscenza nell’ambito del rapporto con la Società, sia durante che dopo la cessazione del rapporto per un periodo di anni.Articolo 2 – Definizione di Informazioni Riservate
Per informazioni riservate si intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati, progetti, documenti, know-how, strategie commerciali, dati finanziari, elenchi clienti, informazioni tecniche e qualsiasi altra informazione non pubblica relativa all’attività della Società.Articolo 3 – Obbligo di Custodia
Il Collaboratore si impegna a custodire con la massima diligenza le informazioni riservate e a limitarne la conoscenza solo alle persone strettamente necessarie allo svolgimento dell’incarico.Articolo 4 – Esclusioni
Le obbligazioni di cui al presente accordo non si applicano alle informazioni che:
a) siano di pubblico dominio al momento della comunicazione;
b) siano già legittimamente in possesso del Collaboratore;
c) siano ottenute legittimamente da terzi senza vincoli di riservatezza;
d) debbano essere comunicate per obblighi di legge, previa tempestiva comunicazione scritta alla Società.Articolo 5 – Durata
Il presente accordo ha durata di anni dalla data di sottoscrizione, salvo quanto previsto all’art. 1.Articolo 6 – Restituzione Materiale
Alla richiesta della Società o alla cessazione del rapporto, il Collaboratore si impegna a restituire ogni documento o materiale contenente informazioni riservate.Articolo 7 – Penale
In caso di violazione degli obblighi di riservatezza, il Collaboratore sarà tenuto a risarcire alla Società ogni danno subito e a pagare una penale di € _.Articolo 8 – Legge applicabile e Foro competente
Il presente accordo è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia inerente all’interpretazione, esecuzione o validità del presente accordo sarà competente in via esclusiva il Foro di ____.Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ____
Per la Società
___Per il Collaboratore