Convinto dell’importanza di una convocazione chiara e conforme alle norme, questo testo offre un’introduzione pratica per i soci che intendono richiedere la convocazione di un’assemblea. Vedremo perché una richiesta ben formulata non è soltanto una formalità — può determinare l’ammissibilità degli argomenti all’ordine del giorno, prevenire contestazioni e garantire la tutela dei diritti dei partecipanti. L’approccio è operativo: analizzeremo i requisiti legali essenziali (termini, modalità di notifica, quorum), la struttura ideale della comunicazione, e i documenti di supporto da allegare. Fornirò inoltre suggerimenti stilistici per rendere il testo chiaro e persuasivo, oltre a esempi pratici e modelli adattabili alle diverse tipologie societarie. Seguendo questa guida saprai preparare una richiesta che rispetti le regole e faciliti un confronto assembleare efficace e trasparente.
Come scrivere un richiesta convocazione assemblea da parte dei soci
Prima di prendere la penna, controlla lo statuto della società e la normativa applicabile: lo statuto può prevedere termini, modalità e soglie diverse rispetto alla disciplina ordinaria, e ogni richiesta deve rispettare quei vincoli per non essere irricevibile. Una richiesta di convocazione scritta deve anzitutto identificare con precisione i richiedenti, indicando nome, indirizzo e la qualità con cui intervengono (soci in proprio, rappresentanti, procuratori), nonché la percentuale o il numero di azioni/quote detenute, o comunque il titolo che legittima la richiesta. Vanno poi riportati i dati completi della società (ragione sociale, sede sociale, eventuale numero di iscrizione al registro delle imprese) e la espressa domanda di convocazione dell’assemblea dei soci, formulata in modo chiaro e non equivoco.
Nel corpo della richiesta è fondamentale definire con precisione l’ordine del giorno: gli argomenti sui quali si chiede di deliberare devono essere elencati in modo comprensibile e non vago, e per ogni punto è opportuno allegare una breve relazione esplicativa che motivi la necessità dell’assemblea e chiarisca gli obiettivi delle decisioni richieste. Se si propone l’adozione di specifiche delibere, è utile inserire il testo delle risoluzioni proposte, così da agevolare la verbalizzazione e consentire agli altri soci e agli amministratori di valutare la proposta sin dall’origine. Indicare una o più date preferenziali e un luogo proposto per la riunione può accelerare la convocazione, ma se lo statuto impone tempi o modalità particolari è meglio chiedere la convocazione nei termini stabiliti dallo statuto o dalla legge.
Le modalità di comunicazione e prova della consegna sono determinanti: il mezzo con cui si invia la richiesta (posta raccomandata, posta elettronica certificata, consegna a mano contro ricevuta) deve essere scelto in funzione delle disposizioni statutarie e delle garanzie di prova. Chiedere esplicitamente l’accertamento di avvenuta ricezione e una conferma scritta della data fissata per l’assemblea evita contenziosi inutili. Accompagnare la richiesta con documenti che comprovino la titolarità delle quote o delle azioni (certificati, estratti contabili, deleghe o procure) e con la relazione che motiva i punti all’ordine del giorno rende la richiesta solida e professionale; se si agisce tramite rappresentante, allegare la procura originale o copia conforme è imprescindibile.
Il tono del testo deve essere formale e misurato: evitare formule vaghe, richieste generiche o espressioni emotive che possano compromettere il carattere tecnico-legale dell’atto. Utilizzare frasi brevi e termini precisi facilita la lettura e riduce il rischio di fraintendimenti. È opportuno prevedere nella richiesta un termine ragionevole entro cui attendersi la convocazione e dichiarare la volontà dei richiedenti di partecipare o di farsi rappresentare in assemblea, lasciando la porta aperta a un confronto preventivo per eventuali chiarimenti. Infine, se la convocazione non viene disposta nei termini dovuti, si possono valutare i rimedi previsti dalle norme societarie e dagli strumenti giudiziari; per questo motivo è importante conservare tutte le copie, le ricevute di invio e gli allegati che documentano la legittimazione e la sussistenza delle ragioni poste a fondamento della richiesta.
Per rendere operativo quanto detto, un esempio di formulazione incisiva ma sobria potrebbe recitare in un’unica lettera: con la presente i sottoscritti soci della società [ragione sociale], rispettivamente titolari di complessive [indicare] quote/azioni, chiedono la convocazione dell’assemblea dei soci presso la sede sociale o altro luogo da determinarsi, entro i termini previsti dallo statuto e dalla legge, al fine di porre all’ordine del giorno la discussione e la deliberazione in merito a: modifica dello statuto per [specificare finalità], approvazione del bilancio chiuso al [data] e nomina di nuovi amministratori con il seguente testo di deliberazione proposto (segue il testo proposto integrale); alla presente si allegano copia dei titoli che comprovano la titolarità delle quote, la relazione illustrativa delle proposte e copia della procura del sottoscritto nel caso di rappresentanza. Si richiede l’accertamento di avvenuta ricezione e la trasmissione della convocazione e del relativo avviso all’indirizzo PEC/indirizzo postale indicato, riservandosi i richiedenti di intraprendere le iniziative previste dalla normativa vigente in caso di mancata o ritardata convocazione. In calce apporre data, luogo e firme dei soci o dei loro procuratori, con recapiti per le comunicazioni.
Fac simile richiesta convocazione assemblea da parte dei soci
Spett.le
Società ______________________________________________________
Sede legale: __________________________________________________
P.IVA/Cod. fisc.: _____________________________________________
Oggetto: Richiesta convocazione assemblea dei soci
I sottoscritti:
1) Nome e cognome / Ragione sociale: ___________________________________
Codice fiscale / P.IVA: ____________________________________________
Residenza / Sede: ________________________________________________
Numero azioni/quote possedute: ___________________________________
% del capitale sociale: ___________________________________________
2) Nome e cognome / Ragione sociale: ___________________________________
Codice fiscale / P.IVA: ____________________________________________
Residenza / Sede: ________________________________________________
Numero azioni/quote possedute: ___________________________________
% del capitale sociale: ___________________________________________
[Inserire ulteriori sottoscrittori, se necessario]
premesso che:
– la presente richiesta è promossa ai sensi dell’art. __ del Codice Civile / dell’art. __ dello Statuto sociale: ____________________________________________________;
– i sottoscritti detengono complessivamente n. _______________ azioni/quote, pari al _______________% del capitale sociale;
CHIEDONO
la convocazione dell’assemblea dei soci in sede _______________ (ordinaria / straordinaria / mista) da tenersi in prima convocazione il giorno _______________ alle ore _______________ presso _____________________________________________________ e, occorrendo, in seconda convocazione il giorno _______________ alle ore _______________ presso _____________________________________________________, con il seguente ordine del giorno:
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________
[Inserire ulteriori punti all’ordine del giorno]
Si richiede che:
– la convocazione venga effettuata nei termini previsti dallo Statuto e dalla normativa vigente, con l’indicazione dei documenti disponibili e delle modalità di partecipazione e votazione;
– vengano messi a disposizione dei soci, entro i termini di legge, i documenti relativi ai punti all’ordine del giorno presso _____________________________________________________ e/o sul sito internet societario _____________________________________________________;
– venga predisposta una bozza della proposta di deliberazione per ciascun punto all’ordine del giorno allegata alla convocazione.
Allegati:
– Copia documento d’identità di ciascun richiedente: Sì / No
– Elenco sottoscrittori con dettaglio partecipazioni: Sì / No
– Documenti probatori della titolarità delle azioni/quote: Sì / No
– Altro: ___________________________________________________________
Luogo e data: ______________________________________________________
Firme dei richiedenti:
1) _______________________________________ Data: _______________
Nome e cognome / Ragione sociale
Firma: ___________________________________
Documento d’identità: ______________________
2) _______________________________________ Data: _______________
Nome e cognome / Ragione sociale
Firma: ___________________________________
Documento d’identità: ______________________
[Inserire ulteriori firme, se necessario]