Organizzare una manifestazione richiede più che entusiasmo: serve una richiesta di autorizzazione chiara, completa e conforme alle norme amministrative. In questa guida troverai indicazioni pratiche per costruire un documento efficace — dalla raccolta dei dati essenziali (luogo, orario, numero previsto di partecipanti) alla descrizione delle misure di sicurezza e convivenza civile, fino agli allegati tecnici richiesti dagli enti competenti. Ti spiegherò come scegliere il tono giusto, strutturare le parti obbligatorie e anticipare le possibili osservazioni dell’amministrazione, per ridurre ritardi e ottenere risposte positive. Brevi esempi e suggerimenti operativi ti aiuteranno a trasformare informazioni complesse in una richiesta professionale e persuasiva.
Come scrivere un richiesta autorizzazione manifestazione
Per scrivere una richiesta di autorizzazione per una manifestazione è importante adottare un registro formale e una struttura chiara, in grado di trasmettere all’amministrazione competente tutte le informazioni necessarie per valutare l’evento e predisporre le misure di ordine pubblico e sicurezza. In apertura della comunicazione occorre indicare in modo univoco il destinatario — ad esempio il Comune, la Prefettura o la Questura a seconda dell’oggetto e dell’ambito territoriale della manifestazione — e specificare chi presenta la richiesta: il nome dell’organizzatore o dell’associazione proponente, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA se pertinente, e i recapiti ufficiali (telefono, indirizzo email, eventuale referente designato). Subito dopo va esposta la finalità della manifestazione con una breve ma precisa descrizione dell’iniziativa, spiegando il motivo dell’incontro pubblico, i temi che verranno affrontati e il tipo di partecipazione prevista (comizio, corteo, sit-in, evento culturale, ecc.), in modo che la pubblica amministrazione comprenda lo scopo e la natura dell’evento.
È essenziale indicare con precisione la data e gli orari richiesti, specificando ora di inizio e ora di termine previste, e descrivere il luogo o il percorso nella maniera più dettagliata possibile: indicare piazze, vie, punti di ritrovo e punti di arrivo, allegando ove possibile una planimetria o una mappa con segnate le aree interessate. Se si prevede un corteo, deve essere chiarito il tracciato con eventuali variazioni e punti di passaggio delicati; se si occupa uno spazio pubblico, andranno precisati i confini dell’area e la disposizione di eventuali palchi, stand o attrezzature. Per agevolare la valutazione tecnica, è opportuno descrivere i numeri attesi in termini realistici, fornendo una stima dei partecipanti e segnalando se si prevedono presenze particolarmente numerose o partecipanti provenienti da altre città.
La richiesta deve affrontare in maniera dettagliata gli aspetti organizzativi e di sicurezza: come verranno gestiti l’ordine pubblico, la sicurezza dei partecipanti e il controllo dei flussi. È utile indicare il numero e la qualifica delle persone incaricate dell’organizzazione sul posto, i nominativi e i recapiti dei responsabili, l’eventuale presenza di steward o servizi di sicurezza privati, l’eventuale coordinamento già previsto con le forze dell’ordine, e le misure per la gestione delle emergenze. Se sono previste attività con amplificazione sonora o l’uso di strumentazioni tecniche, bisogna specificare le caratteristiche degli impianti, il livello sonoro stimato, e l’eventuale piano per limitare disturbi a terzi. Vanno inoltre descritte le misure sanitarie e di primo soccorso, indicando se sarà presente personale medico, ambulanze o punti di assistenza, oltre al piano per la gestione della raccolta rifiuti e della pulizia finale dell’area.
Alle informazioni narrative devono accompagnarsi documenti probatori che attestino la capacità dell’organizzazione di garantire l’evento in sicurezza. Tra gli allegati utili ci sono i documenti identificativi degli organizzatori, lo statuto o l’atto costitutivo in caso di associazioni, eventuali polizze assicurative per responsabilità civile, autorizzazioni già acquisite da proprietari privati o gestori di aree, e planimetrie o mappe del percorso. Se la manifestazione interessa aree soggette a particolari vincoli o ha impatti sulla viabilità, è opportuno anticipare la richiesta di eventuali ordinanze di interdizione stradale o la collaborazione con l’ente proprietario delle strade. È buona prassi allegare un breve piano operativo che illustri i punti critici e le soluzioni previste, come vie di fuga, punti di raccolta, e modalità di comunicazione con le autorità durante lo svolgimento.
Il tono del testo deve restare sempre rispettoso e collaborativo: è utile manifestare la disponibilità a incontrare i rappresentanti dell’amministrazione per concordare dettagli tecnici e a modificare gli aspetti logistici su indicazione degli uffici competenti. Concludendo la richiesta, si dovrà inserire una formula di cortesia che ribadisca la volontà di conformarsi alla normativa vigente e la disponibilità a fornire ulteriori documenti o chiarimenti. La comunicazione deve essere firmata dal legale rappresentante dell’associazione o dall’organizzatore, con indicazione del luogo e della data, e accompagnata dai recapiti del referente per gli eventuali contatti urgenti.
Per rendere più concreta la presentazione, è utile redigere il testo in modo lineare e scorrevole, evitando linguaggi ambigui o tecnicismi inutili, preferendo frasi chiare come: “Il sottoscritto [nome e cognome], in qualità di [ruolo], presenta formale richiesta di autorizzazione per lo svolgimento della manifestazione denominata ‘[nome evento]’ che si terrà il giorno [data] dalle ore [inizio] alle ore [fine] in [luogo/percorso]; la finalità dell’iniziativa è [breve descrizione].” Proseguire con periodi che esplicitino il numero stimato dei partecipanti, le modalità organizzative e l’elenco degli allegati che dimostrino la capacità di garantire ordine e sicurezza, chiudendo con la disponibilità al confronto e con firma e recapiti. Se desideri, posso trasformare questi elementi in una bozza di lettera pronta da inviare, adattata alla specifica situazione e agli uffici competenti.
Fac simile richiesta autorizzazione manifestazione
Al Sindaco del Comune di ________________
Ufficio Protocollo / Polizia Locale / Settore Attività Produttive
Comune di ________________
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per manifestazione/evento
Il/la sottoscritto/a
Nome e Cognome: ________________
Nato/a a: ________________ il: ________________
Codice Fiscale: ________________
Residente in: ________________ (Via/Piazza, n.): ________________
Telefono: ________________ E-mail: ________________
In qualità di (barrare o indicare): promotore / organizzatore / legale rappresentante di ________________
Denominazione dell’organizzazione/associazione/impresa: ________________
Sede legale: ________________ (Via/Piazza, n.): ________________
Partita IVA / Codice Fiscale: ________________
Rappresentante legale (se diverso dal richiedente): ________________ Tel: ________________
CHIEDE
Il rilascio delle autorizzazioni e dei nulla osta necessari per lo svolgimento della manifestazione/evento di seguito descritta.
DATI GENERALI DELL’EVENTO
Titolo/Denominazione della manifestazione: ________________
Finalità e descrizione sintetica dell’evento: ________________________________________________________________________
Tipologia: (es. concerto, sagra, fiera, mercato, corteo, manifestazione sportiva, evento culturale, spettacolo pirotecnico) ________________
Data prevista: dal ________________ al ________________ (data/e alternative: ________________)
Orario di svolgimento: dalle ore ________________ alle ore ________________
Orario di montaggio: dalle ore ________________ del ________________
Orario di smontaggio: entro le ore ________________ del ________________
Luogo/i di svolgimento (indicare via, piazza, area pubblica, eventuale planimetria allegata): ________________________________________________________________________
Percorso previsto (se corteo o sfilata): ________________________________________________________________________
Area/e occupata/e (mq indicativi): ________________
Numero stimato partecipanti: ________________
Accessibilità e parcheggi previsti: ________________________________________________________________________
ATTIVITÀ PREVISTE E NECESSITÀ TECNICHE
Allestimenti (palco, tribune, tensostrutture, bancarelle, gazebi, ecc.): ________________________________________________________________________
Numero e descrizione delle strutture: ________________________________________________________________________
Richiesta occupazione suolo pubblico: superficie richiesta ________________ durata richiesta: dal ________________ al ________________
Impianto elettrico (fornitura energia, quadri, potenza richiesta): ________________
Impianto di amplificazione sonora (potenza, orari di utilizzo): ________________________________________________________________________
Utilizzo di generatori: SI / NO (se SI, indicare tipologia e potenza): ________________
Vendita o somministrazione di alimenti e bevande: SI / NO (se SI, indicare n. postazioni e gestori): ________________
Somministrazione di alcolici: SI / NO (se SI, indicare orari e autorizzazioni richieste): ________________
Spettacoli pirotecnici o artifici di spettacolo: SI / NO (se SI, indicare ditta esecutrice e certificazioni): ________________
Esecuzione di opere dell’ingegno (musica, proiezioni, performance): SI / NO (se SI, indicare esigenze SIAE/diritti): ________________
SICUREZZA, ORDINE PUBBLICO E SERVIZI DI SUPPORTO
Piano di sicurezza e ordine pubblico (allegato): SI / NO (se SI, allegare): ________________
Numero e tipologia di steward/volontari: ________________
Presidio sanitario (croce rossa, medico, postazione PS): SI / NO (se SI, indicare nominativi e recapiti): ________________
Presidio antincendio (estintori, mezzi, ditta abilitata): SI / NO (se SI, dettagli): ________________
Responsabile della sicurezza e contatti: Nome e Cognome ________________ Tel ________________
Misure per accesso e percorsi dei mezzi di soccorso: ________________________________________________________________________
Gestione flussi e capacità massima controllata: ________________
Piano viabilità e eventuale chiusura/contingentamento strade (allegare planimetria): SI / NO (se SI, dettagli): ________________
Richiesta presidio Polizia Locale/Forze dell’ordine: SI / NO (se SI, indicare tipologia e orari): ________________
Deposito/raccolta rifiuti e pulizia post-evento (ditta incaricata): ________________
ASSICURAZIONI E ONERI
Polizza assicurativa responsabilità civile n.: ________________ Contraente: ________________ Compagnia: ________________ Scadenza: ________________ Massimale: ________________
Dichiarazione di assunzione responsabilità legale da parte dell’organizzatore: SI / NO
Eventuali oneri richiesti (occupazione suolo, servizio civile, assistenza tecnica): ________________
AUTORIZZAZIONI SPECIFICHE RICHIESTE
Autorizzazione Occupazione Suolo Pubblico: SI / NO
Autorizzazione SIAE / diritti d’autore: SI / NO
Autorizzazione commerciale / somministrazione alimenti: SI / NO
Nulla osta ASL / HACCP (per alimenti): SI / NO
Autorizzazione per fuochi d’artificio / effetti speciali: SI / NO
Autorizzazione per ampliamento orari: SI / NO
Altro (specificare): ________________
ALLEGATI (barrare quelli che si presentano; indicare altri se necessario)
– Planimetria dell’area con posizionamento allestimenti e vie di fuga: ________________
– Relazione tecnica e piano di sicurezza: ________________
– Elenco nominativi steward/volontari con recapiti: ________________
– Copia polizza assicurativa: ________________
– Autocertificazioni e documentazione sanitaria o HACCP: ________________
– Preventivo / attestazione fornitura energia e impianti: ________________
– Programma dettagliato dell’evento: ________________
– Certificazioni ditte coinvolte (palchi, elettricisti, pirotecnici): ________________
– Richiesta di occupazione suolo pubblico (modulo): ________________
– Altro: ________________
DICHIARAZIONI
Dichiaro sotto la mia responsabilità che tutte le informazioni fornite corrispondono al vero e che l’organizzazione si impegna a rispettare tutte le normative vigenti in materia di sicurezza, tutela della salute pubblica, tutela ambientale e ordine pubblico, nonché a provvedere al pagamento di eventuali oneri e diritti di segreteria richiesti dall’Amministrazione comunale.
Luogo e data: ________________
Firma del richiedente (o del legale rappresentante): ________________
Contatti per comunicazioni ufficiali (telefono / e-mail): ________________
Si autorizza il trattamento dei dati personali ai fini dell’istruttoria della presente richiesta ai sensi della normativa vigente: SI / NO
Per uso esclusivo dell’Amministrazione
Protocollo n.: ________________ Data di ricezione: ________________
Istruttore/Responsabile procedimento: ________________ Note/Provvedimenti adottati: ________________